Kim są sygnaliści? Jakie mają prawa i obowiązki?

Ostatnie tygodnie w wielu firmach stoją pod znakiem analizy Ustawy o ochronie sygnalistów i tego, jakie obowiązki nakłada ona na pracodawców. Pojawia się wiele pytań odnośnie tego, kiedy wchodzą w życie nowe przepisy, kogo obejmują i kim właściwie są sygnaliści. W tym artykule nasi eksperci zebrali kluczowe informacje na ten temat. Dowiedz się więcej o sygnalistach, ich prawach i obowiązkach oraz podstawie prawnej ich ochrony. Zapraszamy do lektury. 

Ustawa o ochronie sygnalistów – kogo dotyczy i od kiedy obowiązuje?

Już w 2021 roku w życie weszła dyrektywa unijna w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w przedsiębiorstwach i instytucjach publicznych. Zobowiązała ona państwa członkowskie do nowelizacji prawa oraz wypracowania skutecznych i bezpiecznych metod przyjmowania zgłoszeń od tzw. sygnalistów. W efekcie w Polsce dnia 14 czerwca 2024 roku uchwalono Ustawę o ochronie sygnalistów. Ustawa zacznie obowiązywać 25 września 2024 roku. 

Zapisy tej ustawy skierowane są zarówno do przedsiębiorców prywatnych, jak i do instytucji publicznych zatrudniających powyżej 50 pracowników. Co nie oznacza że mniejsze firmy nie mogą opracować i wdrożyć zgłoszeń wewnętrznych. 

Kim są sygnaliści?

Dla zrozumienia tego tematu kluczowe wydaje się być to, kim są sygnaliści. Tym mianem określa się osoby, które zgłaszają nieprawidłowości lub naruszenia prawa w firmach i instytucjach, w których są zatrudnieni. Po dokonaniu zgłoszenia zgodnie z obowiązującą procedurą wewnętrzne, osoba informująca o nieprawidłowości zostaje automatycznie objęta ochroną prawną. Wobec niej nie mogą być stosowane działania odwetowe.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami status sygnalisty otrzymuje osoba, która dokonuje:

• zgłoszenia wewnętrznego;
• zgłoszenia zewnętrznego;
• ujawnienia publicznego. 

Jednocześnie może to być każdy pracownik niezależnie od formy świadczenia pracy lub pełnienia służby. Oznacza to, że sygnalistą mogą być osoby na: 

• umowie o pracę;
• umowie cywilnoprawnej;
• świadczące pracę na podstawie innego stosunku prawnego. 

Ponadto ochroną sygnalistów objęte sa również osoby, które dokonują zgłoszenia przed nawiązaniem stosunku pracy lub w momencie, gdy ten stosunek już ustał. Dzięki temu na zgłoszenie nieprawidłowości mogą decydować się osoby będące w procesie rekrutacyjnym lub te, które zakończyły już pracę na rzecz danego pracodawcy.

Kto jeszcze zostanie objęty ochroną sygnalistów?

Przepisy skonstruowano w ten sposób, aby zapewnić maksymalną ochronę wszystkim osobom i podmiotom zaangażowanym w proces zgłaszania nieprawidłowości w firmach i instytucjach publicznych. W praktyce oznacza to, że zakres ochrony gwarantowany jest również:

• osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia;
• osobom powiązanym z sygnalistą;
• osobom fizycznym, które zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniu prawa, którą uzyskują w związku ze świadczoną pracą;
• osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym pomagającym lub powiązanym z sygnalistą. 

Jaka jest rola Rzecznika Praw Obywatelskich w ochronie sygnalistów?

Poruszając temat ochrony sygnalistów, warto sprawdzić, jaką rolę w tym obszarze pełni Rzecznik Praw Obywatelskich. To jego zadaniem jest przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, weryfikowanie ich oraz nadawanie toku sprawie poprzez przekierowanie zgłoszenia do właściwego organu publicznego. Ponadto obowiązkiem Rzecznika Praw Obywatelskich jest udzielanie sygnalistom niezbędnego wsparcia w zakresie porad prawnych i dotyczących środków ochrony prawnej. 

Jakie są środki ochrony sygnalistów?

Do kluczowych środków ochrony sygnalistów wymienionych w Ustawie należą:

• zakaz działań odwetowych ze strony pracodawcy, przełożonych i współpracowników (np. zakaz wypowiedzenia stosunku pracy po zgłoszeniu);
• odwrócony ciężar dowodu (jeżeli ktoś stosuje działania odwetowe, to w jego obowiązku jest udowodnienie, że dane działanie nie jest odwetem);
• sankcje karne nakładane na pracodawców dokonujących naruszeń;
• odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych;
• zakaz zrzeczenia się ochrony przez sygnalistę, którą gwarantuje mu wdrażana Ustawa. 

Wdrożenie zapisów Ustawy w praktyce

Wejście w życie Ustawy o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców określone obowiązki. Przede wszystkim podmioty objęte przepisami tego dokumentu zobowiązane są do opracowania procedury obsługi zgłoszeń wewnętrznych i ochrony sygnalistów, przygotowania i udostępnienia pracownikom kanałów zgłoszeniowych, wyznaczeniu osób obsługujących zgłoszenia.  Wszystkie te elementy stanowią system obsługi zgłoszeń wewnętrznych, celem którego jest efektywne pozyskiwanie informacji o tym co dzieje się w firmie z drugiej zaś ochrona tych, którzy informują o naruszeniach prawa. Chroni to interes pracowników oraz zapewnia im niezbędne zabezpieczenie. Ponadto pracodawca musi przygotować szereg procedur i regulaminów, które obejmują przyjmowanie zgłoszeń i ich rozpatrywanie. Całość powinna odbywać się za pomocą sprawnego i szczelnego systemu. 

Czy ochrona sygnalistów daje jakieś korzyści pracodawcy?

Z pozoru wydawać by się mogło, że wdrożenie ochrony sygnalistów to potencjalne zagrożenie dla pracodawcy. Warto jednak to odwrócić i poszukać w tym szans. Często bowiem okazuje się, że właściciel firmy nie jest świadomy nieprawidłowości prawnych, które mają miejsce na niższych szczeblach organizacji. Może to dotyczyć m.in.: mobbingu, łamania prawa pracy, czy kradzieży mienia firmowego. Tu z pomocą przychodzi instytucja zgłoszeń wewnętrznych. Dzięki niej właściciel dowiaduje się od sygnalisty o problemie i jest w stanie odpowiednio na niego zareagować, aby zminimalizować ryzyko szkód. Ponadto wdrożenie anonimowego kanału zgłaszania nieprawidłowości działa prewencyjnie, odstraszając nieuczciwe osoby. To kolejny plus tego rozwiązania. Oczywiście jest ich znacznie więcej. 

Jako Directan przygotowaliśmy dedykowaną usługę wdrożenia i prowadzenia anonimowych kanałów zgłoszeń, dostarczenia systemu, opracowania procedur oraz szkoleń pracowniczych związanych z nowymi przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów. Zapraszamy do kontaktu z naszym przedstawicielem, aby poznać szczegóły współpracy.